Đất nước cờ hoa – Mỹ – không chỉ nổi tiếng với sự đa dạng văn hóa mà còn được biết đến qua những quy tắc giao tiếp trong kinh doanh đặc trưng. “Thời gian là tiền bạc”, quan niệm này được thể hiện rõ ràng qua phong cách làm việc đề cao sự chủ động và hiệu quả. Cùng AhaViet tìm hiểu về những văn hóa giao tiếp trong kinh doanh của người Mỹ nhé!
Văn hoá giao tiếp trong kinh doanh của người Mỹ
Những vấn đề về giờ giấc, nội dung làm việc
Người Mỹ thường muốn biết trước về nội dung cuộc gặp, vai trò và quyền hạn, và thậm chí cả vị trí trong sự nghiệp của đối tác. Đôi khi, đặc biệt là khi gặp các quan chức chính phủ hoặc lãnh đạo doanh nghiệp cấp cao, bên mời thường yêu cầu nhận được tiểu sử tóm tắt của người đứng đầu đoàn trước cuộc họp.
Người Mỹ thường rất chú trọng đến việc giữ đúng giờ. Sự chậm trễ có thể bị hiểu là thiếu tôn trọng, coi thường đối tác hoặc không chuyên nghiệp trong việc sắp xếp thời gian. Trong các thành phố lớn, tuy có thể xảy ra tình trạng kẹt xe giao thông nhưng vẫn nên cố gắng đến đúng giờ. Nếu không may bị muộn 10-15 phút, việc gọi điện thoại báo trước và xin lỗi là cần thiết, đồng thời cung cấp lí do cho sự chậm trễ. Nhiều thành phố ở Mỹ rất rộng lớn, di chuyển từ một địa điểm này sang địa điểm khác có thể mất hàng giờ.
Để tiết kiệm thời gian, các cuộc họp với người Mỹ thường diễn ra ngắn gọn, tập trung vào vấn đề chính. Trái lại với một số nền văn hóa khác thích bắt đầu bằng việc tìm hiểu về nhau trước khi bàn đến công việc, người Mỹ thích bắt đầu bằng việc thảo luận vấn đề công việc, sau đó mới chuyển sang các chủ đề cá nhân và khác.
Danh thiếp
Danh thiếp không mang ý nghĩa quan trọng đối với người Mỹ. Họ không coi trọng việc trao đổi danh thiếp như người Châu Á. Thường thì người Mỹ chỉ nhìn qua hoặc thậm chí không nhìn danh thiếp trước khi đặt vào túi. Tuy thói quen này không có nghĩa là họ không tôn trọng đối tác, mà là họ chú trọng vào việc tương tác trực tiếp với người đang nói chuyện hơn là nhìn vào danh thiếp. Tuy nhiên, họ vẫn giữ danh thiếp của đối tác để liên hệ khi cần thiết, đặc biệt là với những người mà họ cảm thấy cần thiết duy trì mối quan hệ sau cuộc gặp.
Kiểm tra an ninh tại nơi làm việc
Trong các cơ sở làm việc tại Mỹ, việc kiểm tra an ninh là điều phổ biến và quan trọng. Nhân viên thường phải thông qua các bước kiểm tra an ninh như kiểm tra túi xách, máy quét kim loại hoặc kiểm tra an ninh bằng máy quét để đảm bảo an toàn cho mọi người trong cơ sở làm việc. Điều này giúp ngăn chặn việc mang vật phẩm nguy hiểm vào nơi làm việc và bảo vệ an ninh cho tất cả nhân viên và khách hàng.
Đối xử bình đẳng với phụ nữ
Khoảng 60% phụ nữ ở Mỹ đi làm. Mặc dù số lượng phụ nữ đảm nhiệm các vị trí quan trọng trong kinh doanh vẫn còn ít, nhưng đang tăng lên. Tại Hoa Kỳ, vẫn còn sự phân biệt đối xử giữa nam và nữ. Tuy nhiên, ở đây, phụ nữ có vị thế cao hơn trong các tổ chức hoặc công ty, và họ có quyền lực hơn so với ở nhiều nơi khác trên thế giới.
Phụ nữ Mỹ không muốn bị coi là đặc biệt hoặc không quan trọng. Nếu bạn gặp phụ nữ là đối tác kinh doanh, hãy đối xử với họ như với đàn ông và không nên phân biệt vì họ là phụ nữ. Nếu họ mời bạn đi ăn, hãy để họ trả tiền như bất kỳ người đàn ông nào khác. Trong lĩnh vực kinh doanh, phụ nữ Mỹ cũng rất quyết đoán như nam giới.
Mời cơm làm việc
Người nước ngoài đến làm việc có thể được mời ăn sáng, trưa hoặc tối và cùng lúc tiếp tục công việc. Tuy nhiên, người chủ cũng có thể mời khách sau khi hoàn thành công việc thành công. Người Mỹ thường thảo luận công việc trước khi bắt đầu ăn. Họ thường không uống rượu khi ăn sáng hoặc trưa vì vẫn trong giờ làm việc. Ở Hoa Kỳ, không có áp lực hoặc thi nhau uống rượu trong bữa ăn. Khi được mời, bạn có thể từ chối và nói lý do một cách trực tiếp nếu không muốn uống. Không uống rượu là điều bình thường ở Hoa Kỳ.
Nếu không có sắp xếp chỗ ngồi trước, khách có thể chờ người chủ mời ngồi hoặc tự chọn chỗ ngồi nếu được phép. Trong các bữa tiệc đông người, thường có sắp xếp chỗ ngồi trước cho một số hoặc tất cả khách mời.
Vị trí ngồi khi tiếp khách
Cách sắp xếp chỗ ngồi giữa khách và chủ thường phụ thuộc vào cấu trúc phòng. Khách đến để thảo luận hoặc đàm phán công việc thường được mời ngồi theo hình thức đối diện – khách ngồi đối diện với chủ, trong đó người có vị trí cao nhất của hai bên sẽ ngồi ở vị trí trung tâm của bàn.
Bàn tiếp khách có thể là hình chữ nhật, oval hoặc tròn.Trong các buổi gặp gỡ xã giao, nếu có bàn ghế được sắp xếp để tiếp khách, người chủ tiệc thường ngồi ở vị trí đầu bàn (vị trí số 1 trong sơ đồ). Các khách mời khác của người chủ sẽ ngồi ở phía còn lại của bàn. Đối với đoàn khách, trưởng đoàn hoặc người có vị trí cao nhất thường ngồi gần người chủ tiệc (vị trí số 2 trong sơ đồ).
Nghiêm cấm hút thuốc
Việc hút thuốc đã bị nghiêm cấm tại nhiều địa điểm ở Hoa Kỳ. Trước khi hút thuốc, bạn luôn phải hỏi xem có được phép hút hay không. Hút thuốc bị cấm trên máy bay, nhiều nhà hàng và các khu vực công cộng. Thường thì việc hút thuốc cũng bị nghiêm cấm trong các tòa nhà làm việc; do đó, người hút thuốc phải ra ngoài để hút, kể cả vào những ngày lạnh giá.
Khách đến làm việc cần tránh hút thuốc trong phòng làm việc không hút thuốc của người chủ. Đối với các cuộc làm việc kéo dài, thường có thời gian nghỉ giải lao để người hút thuốc có thể ra ngoài hút, nếu không, họ có thể xin phép tạm nghỉ để ra ngoài hút thuốc.
Tặng quà
Việc tặng quà ở Hoa Kỳ không được coi trọng như ở nhiều quốc gia khác trên thế giới và thậm chí có thể gây rắc rối. Thay vì tặng quà không đúng hoặc không phù hợp, thì tốt hơn là không tặng quà. Luật pháp ở Hoa Kỳ cấm các quan chức chính phủ nhận quà trong quá trình làm việc. Các món quà có giá trị từ 50 USD trở lên đều phải được trả lại cho cơ quan. Doanh nghiệp cũng thường xuyên kiểm tra việc tặng quà.
Tặng quà không phải là thói quen phổ biến ở Hoa Kỳ, do đó việc này có thể gây khó khăn cho người nhận vì họ không chuẩn bị quà để đáp lại, hoặc gây bối rối cho những người khác vì họ không mang theo quà để tặng. Trong các cuộc gặp giữa quan chức cấp cao của các quốc gia, bên tổ chức thường hỏi trước liệu bên khách có mang quà hay không để họ chuẩn bị quà đáp lễ.
Những lưy ý đối với doanh nhân Việt Nam khi giao tiếp, đàm phán với đối tác Hoa Kỳ
Theo một chuyên gia người Mỹ, hầu hết những lỗi trong giao tiếp kinh doanh của người Việt với người Mỹ thường bắt nguồn từ những thói quen phổ biến và được coi là đẹp trong văn hóa. Vì vậy, cần phải phân biệt rõ ràng giữa những điều nên và không nên làm để tránh xảy ra khó khăn với các doanh nhân Mỹ, người được cho là rất thực tế và nhanh nhẹn trong công việc.
Bản ghi nhớ, cần hay không?
Đối với người Việt Nam, việc thương lượng đôi khi không dựa vào hợp đồng mà thay vào đó là việc xây dựng mối quan hệ, từ đó tạo ra sự tin tưởng để kinh doanh. Đa số doanh nhân Việt Nam chọn ký một bản ghi nhớ trước khi có hợp đồng vì họ cần thời gian để xây dựng mối quan hệ. Ngược lại, người Mỹ coi bản ghi nhớ không quan trọng vì họ cho rằng tất cả thương lượng phải được thể hiện qua hợp đồng.
Doanh nhân Mỹ thường sử dụng hợp đồng và các mẫu hợp đồng như một biện pháp bảo vệ pháp lý. Hệ thống pháp luật của Mỹ rất mạnh mẽ để bảo vệ tính hợp pháp của các hợp đồng nên hợp đồng được coi là văn bản có giá trị pháp lý cao. Việc xây dựng mối quan hệ hoặc các biện pháp làm dịu tinh thần thường không cần thiết với họ vì khi đã ký hợp đồng, họ sẽ tuân thủ theo nội dung của hợp đồng.
Thỏa thuận lòng vòng
Trong trao đổi thông tin, người Mỹ thường có xu hướng nói lớn, thích nhìn thẳng vào mắt đối tác và thường đặt ra yêu cầu một cách rõ ràng. Cách tiếp cận này đôi khi bị nhiều đối tác châu Á và thậm chí là người châu Âu coi là thiếu tế nhị. Tuy nhiên, đó chính là phong cách của họ. Họ luôn muốn kết thúc cuộc thương lượng một cách nhanh chóng, vì vậy việc tiếp cận vấn đề trực tiếp và không mất thời gian vào các thủ tục là cách làm hiệu quả nhất.
Trong các cuộc đàm phán thương mại, cách tiếp cận của người Việt Nam khá gần gũi với phong cách của người Mỹ (mặc dù có thể trình bày một cách lịch sự nhưng vẫn nhìn thẳng vào vấn đề). Do đó, tránh việc lạc đề vào các vấn đề phụ (được xem là không cần thiết hoặc mập mờ trong nhiều quốc gia châu Á) sẽ giúp việc đạt được thỏa thuận dễ dàng hơn. Giao tiếp với người Mỹ càng đơn giản càng tốt, nhưng phải logic.
Không đưa ra quyết định cuối cùng
Một thói quen phổ biến của người Việt khi tham gia các cuộc đàm phán là kết thúc vấn đề bằng câu nói tổng quát: Chúng tôi sẽ đưa ra quyết định sau khi được ý kiến từ người có thẩm quyền. Đôi khi, đối tác chỉ là những người ở cấp dưới hoặc chỉ là người thừa hành, vì vậy cách tiếp cận này giúp tránh việc phải đưa ra quyết định ngay lập tức.
Các nhà đàm phán Mỹ thường cảm thấy không hài lòng với điều này, vì họ cảm thấy như đang giao tiếp với một người không có quyền lực để quyết định vấn đề. Tương tự, nếu muốn đưa các doanh nhân Mỹ khỏi thành phố để thăm một số địa điểm khác, hãy cho họ đi cùng những người có trách nhiệm, không nên gửi họ cho các công ty du lịch hoặc để cho nhân viên cấp dưới điều hành.
Thiếu tính minh bạch
Các công dân Mỹ mong muốn thông tin chính xác và cụ thể trong các cuộc đàm phán, họ ưa thích sự trung thực. Điều quan trọng là họ rất quan tâm nếu đối tác của họ đã từng đến Mỹ, vì điều này giúp tạo ra một môi trường trò chuyện thoải mái hơn. Họ muốn chia sẻ về đất nước của mình và cũng muốn nghe ý kiến phản hồi từ đối tác về Mỹ. Mặc dù có vẻ như không liên quan, nhưng việc này kết nối với khái niệm quan trọng về tính minh bạch trong kinh doanh – chia sẻ thông tin và lắng nghe phản hồi.
Nếu có vấn đề về thống kê tài chính của công ty, doanh nhân Việt cần phải nhìn nhận và giải thích rõ ràng thay vì trốn tránh, lờ đi hoặc trì hoãn vì điều này có thể khiến đối tác coi thường về mức độ trung thực của họ.